Gemensamma projektmål kan spara miljoner

Publicerad 6 apr 2009

Se till att ni redan från dag ett är helt eniga om vad projektet ska leda till. Och involvera alla inblandade från början! Det var några av råden som gavs på Guides fullsatta frukostseminarium om verksamhetsstyrning den 25 mars. Fredrik Berinder från SEB var huvudtalare och gjorde klart att det finns stora fördelar med att tänka efter före.

– Jag har sett många exempel på projektmedlemmar som inte känner till det verkliga målet med projektet – och lika ofta att medlemmarna inte har samma bild utan pratar förbi varandra. Några timmar där man gemensamt kommer överens om projektmålet kan spara flera miljoner för ett företag, säger Fredrik Berinder.

Till vardags är Fredrik avdelningschef på SEB:s IT-avdelning. Där har han arbetat med verksamhets- och kravanalys sedan 2005 och totalt har han över 15 års IT-erfarenhet.

Fredrik har också en bakgrund i flottan och tar bland annat upp en av grundprinciperna vid sjökrigföring, dvs. att sätta upp ett mål och sedan hålla fast vid det. Denna princip arbetar han med i det civila livet och förklarar att projektledningen främst bör ägna sig åt frågan om vad som behöver göras och därefter slå fast en tydlig målbild. Sedan kan andra bestämma exakt hur man ska arbeta.

Smarta mål

I management-litteraturen finns mycket att hämta för den som vill lära sig mer om målstyrning. En uppskattad metod när man planerar är att arbeta med så kallade smarta mål. SMART står i detta fall för att målet ska vara Specifikt, Mätbart, Accepterat, Realistiskt och Tidsatt.

– När vi bygger ett hus är det självklart att gå igenom allt innan man sätter igång med att bygga. Varje del av huset gås igenom så att man tydligt ser hur delarna ska användas och vad som egentligen behövs, säger Fredrik.

– Men ofta när man driver ett IT-projekt så kommer tekniken i första hand och frågan vad vi egentligen ska ha tekniken till är inte lika prioriterad. I sådana lägen är det lätt att vi-och-dom-känslan frodas. IT-avdelningen och verksamheten håller sig på varsitt håll och vaktar över sina revir.

Men hur gör man då konkret för att driva ett lyckat projekt där IT och den övriga verksamheten jobbar tillsammans mot samma mål? Enligt Fredrik Berinder, så måste alla inblandade involveras i ett tidigt skede, dvs. beställare, styrgrupp, projektgrupp och även slutanvändarna.

– Boka in en eller flera arbetsgruppsmöten där ni definierar målen med hjälp av målmodellering eller andra verktyg som finns till hands. Gör ni detta från början leder det till stora besparingar i tid, pengar och tålamod, säger Fredrik.

Inga krusidullord – tydlighet är A och O

Begreppen kan också vara ett hinder för ett lyckat projekt, till exempel om man blandar ihop vision med konkreta och mätbara mål. I denna del av företagsvärlden används många tunga, abstrakta ord som kan tolkas på olika sätt, så tydliga definitioner och ett gemensamt språkbruk är nödvändigt för att skapa enighet om vart man är på väg.

– Den som leder projektet måste vara lyhörd och läsa av när det kan eventuellt kan uppstå missförstånd. Jag strävar alltid efter att det ska vara tydligt och konkret – inga krusidullord som kan misstolkas, säger Fredrik.

Fredrik brinner verkligen för smarta projekt där alla arbetar mot samma mål.

– Det krävs en väldigt liten insats men vinsten för företaget blir enormt stor om man lyckas. Men samtidigt gäller det att inte vara alldeles för målstyrd och kväva allt nytänkande, säger han.

Guide och Astrakanmetoden

Frukostseminariet avslutades av Lotta Hugner och Petter Norman som presenterade hur Guide arbetar med Astrakanmetoden. Deras råd var att dra nytta av alla de kunskaper som metoden bygger på, och att börja smått och visa resultat innan man utökar till större projekt.

Astrakanmetoden handlar i korthet om att lägga en bra grund för att besluta om och införa till exempel en organisationsförändring eller ett nytt IT-system. Under arbetet använder man grafiska modeller för att visualisera strukturer och skapa samsyn i verksamheten kring de ingående delarna. Astrakanmetoden utvecklades för över 20 år sedan och i dag förvaltas och vidareutvecklas den av konsulter på Guide och lärare på Astrakan Strategisk Utbildning.

Deltagarna på seminariet fick också höra mer om det senaste inom verksamhetsledning, ”management by making sense”, som i korthet handlar om att styra sin verksamhet med sunt förnuft. Kanske något som ligger i tiden efter tidigare trender som ”balanced scorecards” i mitten av 90-talet och ”management by rules” som var ledande, men dock lite ensidiga, när vi gick över i ett nytt millennium.

Bookmark and Share