CSN har outsourcat allt och köper funktion av EDB

Publicerad 5 okt 2010

I slutet av september anordnades Sourcing Summit 2010 av tidningen Computer Sweden på ett fullsatt Operaterassen i Stockholm. Där möttes Hans Rutqvist, IT-chef på CSN, och Peter Davidson, storkundschef på EDB i en diskussion om sina erfarenheter av sourcing. Och båda var ense om vikten av en bra relation mellan kund och leverantör där man pratar ärligt med varandra - och inte lovar för mycket.

Peter Davidson har arbetat med sourcing i dussinet år och är ansvarig för prioriterade storkunder på EDB, däribland CSN (Centrala studiestödsnämnden), Posten, Green Cargo, SL och SJ.                                     

- Vi har en strategi att bara arbeta med utvalda företag och organisationer som vi vet passar oss då det gäller leveransmodell, geografisk storlek, värderingsgrunder och företagskultur. 

Hans Rutqvist är IT-chef på CSN och har sin bas på huvudkontoret i Sundsvall sedan början av 2000-talet. 

CSN har c:a 1 000 anställda på 16-17 kontor i Sverige. CSN hanterar utbetalning av studiebidrag för en miljard kronor varje år och återbetalning av gamla lån på c:a 1,4 miljarder. Totalt har svenska folket c:a 183 miljarder kronor i studielån.

- CSN är i mångt och mycket en bank, förklarar Hans Rutqvist. 

Äger ingenting - utan köper funktion

CSN var tidigt ute med outsourcing redan i början av 90-talet. Då fokuserade IT-avdelningen mycket på tekniska utvecklingsprojekt och mindre på tjänsteleveranser, dvs. hur man kunde stödja verksamheten med olika tekniska lösningar. 

I dag är allt outsourcat - från stordator, helpdesk och servrar till arbetsplatser. CSN äger ingenting själva utan köper funktion så får EDB bestämma vilken utrustning och vilken teknik som behövs. 

Under 2008 påbörjades ett byte av sourcingleverantör. CSN gick ut med en anbudsförfrågan till ett tiotal leverantörer och efter en genomgång av svaren fick man ned listan till fem tänkbara kandidater.

Anbuden skulle utformas på ett ovanligt sätt. Alla förslag skulle bygga på exakt de behov som CSN hade året innan och ytterligare förslag på utvecklingsprojekt fick läggas separat. 

- EDB var till en början förvånade över att vi inte ville prata utvecklingsprojekt. Men de var en av de leverantörer under upphandlingen som förstod det först och det slutade med att vi skrev ett "lean-avtal" med EDB, säger Hans Rutqvist.

Proaktiva förslag fick alltså inte vara med i grundavtalet helt enkelt för att de inte var mätbara. Alla utvecklingsprojekt lades i separata sidoavtal eller avtalsbilagor.

Stort fokus lades i avtalet på anpassningen till olika miljökrav och i dag finns regleringar av bl.a. elförbrukning, produktmärkning och återvinning i grundavtalet. 

Lova inte för mycket

Som leverantör har EDB också egna krav - på sina medarbetare och på hur kontakterna med kunderna ska fungera. 

- Det gäller att vara ärliga och ha engagerade och snabba medarbetare som är lyhörda för vad kunden vill. Man får absolut inte lova för mycket - det gynnar ingen av parterna, säger Peter Davidson.

På Sourcing Summit 2010 gav Hans Rutqvist och Peter Davidson också deltagarna andra råd:

Båda två är noga med att man måste ha en rak och öppen dialog mellan alla inblandade. Allt kan heller inte lösas i formella avtalstolkningar utan det är bättre att diskutera frågorna när de dyker upp och ha korta beslutsvägar. 

- Man ska inte behöva ägna sig åt att dechiffrera vad den andra parten egentligen vill ha sagt, säger Hans Rutqvist.

Bookmark and Share